Vacatures
Vacature officemanager & onthaal
Je staat in voor het algemeen onthaal en het agendabeheer van je commerciële collega's. Daarnaast sta je, samen met onze huidige officemanagers in voor de interne dossieropmaak van onze panden, administratieve ondersteuning van onze commerciële medewerkers en het voorbereiden van de verkoop en de nazorg ervan.
Jobomschrijving
Onthaal & Telefonie
Je bent het eerste aanspreekpunt van ons kantoor en je jobinhoud als officemanager omvat als hoofdtaak het onthaal en telefonie.
- Je ontvangt klanten die spontaan op kantoor binnen komen en meer info over onze panden of projecten wensen?
- Je beheert de algemene mailbox.
- Je bent verantwoordelijk voor het beantwoorden en verwerken van inkomende telefoons (inkoopafspraken inboeken/afwerken/bevestigen, bezichtigingen inplannen + onmiddellijk afwerken, klanten informeren, …).
- Je beheert de agenda's van de commerciële medewerkers (zowel voor bezoeken, ondertekening verkoopovereenkomsten, ...)
- Je staat in voor het postbeheer.
Stockbeheer
Tevens ben je verantwoordelijk voor het stockbeheer binnen ons kantoor.
- Je staat in voor het bijhouden en bijbestellen van kantoormateriaal en drank.
- Je vergelijkt regelmatig prijzen van kantoormateriaal.
Dossieropmaak
Je staat in en bent verantwoordelijk voor de opstart van nieuwe panden en zorgt dat het intern verkoopdossier volledig op punt staat. Elke officemanager beheert zijn eigen dossiers van A tot Z, in nauw overleg met de commerciële medewerker van het betreffende pand.
- Je vraagt de juridische documenten op (bij overheden, notarissen, online opzoekingen, ...)
- Je vraagt de technische keuringen aan (EPC, elektrische keuring, stookolietank, ...)
- Je controleert inkomende dossierstukken (akten, kadaster, stedenbouwkundige uittreksels, ...) en meldt bijzonderheden aan de juridische officemanagers en dossierbeheerder.
- Je stuurt de fotograaf aan.
- Je vraagt de plaatsing van de publiciteitsborden aan.
- Je verzorgt de online advertenties van onze panden (middels input in onze vastgoedsoftware).
- Je maakt de bezoekdocumentatie klaar.
- Je verzorgt alle administratie die komt kijken bij de opstart van de aan jou toegewezen nieuwe dossiers.
Verkoop & Nazorg
- Je verwerkt de verkoopdossiers na ondertekening van de verkoopovereenkomst en zorgt voor een goede opvolging.
- Je verzorgt de opmaak en verwerking van de overdrachtsdocumenten van de nutsmaatschappijen.
- Je staat in voor de digitaliseren en archivering van de verkoopdossiers.
Profiel
- Je bent commercieel ingesteld.
- Je bent administratief zeer sterk.
- Je kan goed plannen en organiseren.
- Je beschikt over een goede kennis van MS Office.
- Je bent klantvriendelijk en servicegericht ingesteld.
- Je kunt zelfstandig en probleemoplossend werken.
- Je bent stressbestendig.
- Je bent bereid je bij te blijven bijscholen.
- Je bent een echte teamplayer en springt collega's bij waar nodig.
- Je hebt reeds enige ervaring in het vastgoed, notariaat of administratieve functie.
Aanbod
- Je komt terecht een gedreven & ambitieus team waar een aangename werksfeer primeert.
- Je krijgt een voltijdse arbeidsovereenkomst.
- Je krijgt een correct loon en arbeidsvoorwaarden.