Vacatures
Vacature onthaalbediende & office support
Je ondersteunt onze huidige officemanagers en staat in voor het algemeen onthaal en het agendabeheer van je commerciële collega's.
Doel van de functie
Je bent het eerste aanspreekpunt voor al onze klanten en contacten: aan de frontdesk, telefonisch, via e-mail. Je staat in voor een kwaliteitsvolle dienstverlening aan klanten, commerciële collega's en de officemanagers.
Jobomschrijving
Takenpakket m.b.t. onthaal
- Je staat in voor het telefonisch onthaal en het beantwoorden van telefonische vragen over ons vastgoedaanbod, inplannen van bezoeken, inkoopgesprekken en andere afspraken.
- Je staat in voor de ontvangst van klanten op kantoor met/zonder afspraak en helpt hen verder met hun vragen.
- Je beheert de algemene e-mailbox en staat in voor het beantwoorden van e-mailaanvragen.
- Je behandelt de infoaanvragen (telefonisch, e-mail, kantoor) over onze nieuwbouwprojecten.
Je staat in voor het agendabeheer van de commerciële medewerkers.
- Je verwerkt dagelijks de inkomende en uitgaande post.
Administratieve taken
- Je staat in voor het verwerken van de inkomende facturen via ons boekhoudprogramma.
- Je staat in voor het bijhouden, aanpassen en opstellen van diverse overzichtslijsten (bv. bijhouden kandidaat-koperslijsten, ...).
- Je staat in voor het voorbereiden, uitprinten en inbinden van documenten.
- Je staat in voor de bestelling van kantoormateriaal en beheer van voorraden.
- Je biedt administratieve en logistieke ondersteuning bij projectevents (lanceringsdagen, infodagen, opendeurdagen, ...).
- Je staat in voor het beheer van het archief.
Dossieropmaak (ondersteunend)
Je ondersteunt de officemanagers in de opstart van nieuwe panden en zorgt dat het intern verkoopdossier volledig op punt staat.
- Je vraagt de juridische documenten op (bij overheden, notarissen, online opzoekingen, ...)
- Je vraagt de technische keuringen aan (EPC, elektrische keuring, stookolietank, ...)
- Je stuurt de fotograaf aan.
- Je vraag de plaatsing van publiciteitsborden aan.
- Je verzorgt de online advertenties van onze panden (middels input in onze vastgoedsoftware).
- Je verzorgt alle administratie die komt kijken bij de opstart van de aan jou toegewezen nieuwe dossiers.
Profiel
- Je beschikt over een gezonde dosis ambitie en bent commercieel ingesteld.
- Je werkt punctueel en zeer nauwkeurig.
- Je bent proactief en gaat methodisch te werk.
- Je bent een echte teamplayer en springt collega's bij waar nodig.
- Je beschikt over een goede kennis van MS Office.
- Je bent uitgesproken klantgericht en draagt discretie hoog in het vaandel.
- Je hebt reeds enige ervaring in een administratieve of onthaalfunctie.
- Je bent bereid om een basisopleiding omtrent vastgoed te volgen.
Aanbod
- Je komt terecht in een gedreven en ambitieus team waar hard wordt ingezet op een aangename werksfeer.
- Je krijgt een voltijdse arbeidsovereenkomst.
- Je krijgt een correct loon en arbeidsvoorwaarden.